Der Betriebsprüfer steht vor der Tür

Wenn eines Tages der Betriebsprüfer vor der Tür steht, geschieht dies im Normalfall nicht völlig unerwartet, es gibt im Vorfeld deutliche Anzeichen hierfür.

Beispielsweise kann ein Indiz sein, dass die letzten Steuerbescheide nach § 164 (1) AO unter Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Die reguläre Betriebsprüfung stimmt den Termin im Vorfeld mit dem Unternehmen und dem Steuerberater ab und letztendlich flattert auch eine Prüfungsankündigung ins Haus, aus der sich die zu prüfenden Jahre und die zu prüfende Firma ergeben. Aus der Prüfungsanordnung ergibt sich somit bereits im Vorfeld, welche Belege ein Prüfer sehen möchte.

Die Betriebsprüfung soll nach Vorgabe des Finanzamts beim Unternehmen stattfinden. Der Vorteil der Prüfung beim Steuerberater: hier existiert normalerweise ein Prüferzimmer und der Steuerberater und dessen Mitarbeiter als Ansprechpartner bereit stehen.

Der Betriebsprüfer benötigt in der Regel die Daten in elektronischer Form, diese werden von der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken auf den Laptop des Prüfers überspielt. Der Prüfer benötigt darüber hinaus Kopien von allen steuerlich relevanten Verträgen, insbesondere von Verträgen zwischen nahen Angehörigen. Es empfiehlt sich, bereits im Vorfeld eine separate Mappe mit Vertragskopien anzulegen.

Ebenso ist es sinnvoll, im Vorfeld die Belege nochmals zu prüfen:

Sind alle Rechnungsempfänger richtig? (siehe: Wie schreibe ich eine Rechnung?, Seite 22)
Sind alle Bewirtungsbelege ordnungsgemäß ausgefüllt, sind alle Reisekostenabrechnungen dort, wo sie hingehören?
Sind alle Ausfuhrnachweise für Export vorhanden?
Ist das geführte Fahrtenbuch vorhanden und vollständig? (sofern eines benötigt wird)
Es empfiehlt sich, im Vorfeld den Steuerberater zu beauftragen, die Daten digital zu analysieren.

Eines Tages ist es dann soweit, der Prüfer kommt. Lassen Sie sich den Ausweis des Prüfers zeigen, kopieren dürfen Sie ihn jedoch nicht. Nun wird der Prüfer mit seiner Arbeit beginnen. Oft stellt sich die Frage nach der Verpflegung des Prüfers, ganz sicher ist die Tasse Kaffee in Ordnung, die Einladung zum Essen kann jedoch falsch aufgefasst werden und sollte unterbleiben.

Findet die Prüfung bei Ihnen im Unternehmen statt, sollten Sie sorgfältig planen, wo Sie den Prüfer platzieren. Der zugige Platz im Hausgang ist sicherlich genau so verkehrt wie der Platz neben der Empfangssekretärin, oder gar im Archiv. Stellen Sie dem Prüfer ein ruhiges, angenehmes Zimmer zur Verfügung.

Auch die Frage nach den zur Verfügung gestellten Unterlagen sollte im Vorfeld bedacht werden. Der Prüfer hat einen Prüfungsauftrag für eine ganz bestimmte Firma für ganz bestimmte Jahre. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass dem Prüfer nicht wahllos alle Unterlagen für alle Firmen und alle Jahre überlassen werden.

Der Prüfer wird einige Tage Ihr Unternehmen prüfen, die Prüfungsdauer wird in der Regel 2 Wochen für eine Firma nicht überschreiten. Je nach Vereinbarung mit dem Prüfer stellt er Ihnen seine Fragen sofort oder täglich. Bitte sorgen Sie auch dafür, dass der Prüfer die gewünschten Kopien nicht selbst fertigt, sondern stellen Sie ihm eine Person Ihres Vertrauens zur Seite und lassen Sie Doppelkopien fertigen. Dann haben Sie den Überblick, welche Unterlagen den Betrieb verlassen.

Der Prüfer wird neben den Kopien zu Prüfungszwecken auch Rechnungskopien zu Kontrollmitteilungszwecken fertigen: das heißt, er benötigt die Kopien um nachzuschauen, ob Ihre Kunden oder Lieferanten diese Belege steuerlich richtig verarbeitet haben. Irgendwann ist es soweit, der Prüfer verlässt wieder das Unternehmen. Nun folgt die Schlussbesprechung. Im Vorfeld werden dafür in der Regel die betroffenen Punkte schriftlich mitgeteilt, sodass Mandant und Steuerberater sich darauf vorbereiten können.

In den meisten Fällen findet sich dann eine einvernehmliche Lösung zwischen den Feststellungen des Prüfers und der Meinung des Mandanten. Danach werden die Steuerbescheide geändert, in der Regel dürfte sich eine Nachzahlung ergeben. Gegen diese geänderten Steuerbescheide ist Einspruch und der Klageweg beim Finanzgericht möglich. Ob Sie hiervon Gebrauch machen will gut überlegt sein, denn der Prozessweg von der Prüfung bis zur Klageentscheidung des Finanzgerichts kann gut und gerne vier Jahre betragen. Oftmals ist hier ein tragfähiger Kompromiss für das Unternehmen sinnvoller, weil er Rechtssicherheit bietet.

Insgesamt lässt sich sagen

Die Betriebsprüfung gehört zum Unternehmertum dazu, lassen Sie sich hier bereits im Vorfeld von Ihrem Steuerberater Ihres Vertrauens unterstützen.

Martina Zimmermann-Brase