Wie schreibe ich eine Rechnung?

In der Regel macht sich ein Neugründer viele Gedanken darüber, wie eine Rechnung optisch auszusehen hat. Die korrekten inhaltlichen Angaben stehen oftmals erst an zweiter Stelle. Deshalb möchte ich hier alle wichtigen Bestandteile aufführen.

Diese Merkmale gelten natürlich auch für alle eingehenden Rechnungen, die Sie als Unternehmer erhalten: oftmals hängt der korrekte Abzug der Umsatzsteuer an einer richtigen Rechnungsstellung. Eine richtige Rechnung, deren Rechnungsbetrag 150.- € überschreitet, benötigt gemäß § 14 UStG immer folgende Merkmale:

1. Korrekter Name und Anschrift des Leistenden

Also in der Regel desjenigen, der die Rechnung ausstellt. Wenn die Gewerbeanmeldung auf Alfons Müller lautet, so muss auch der Leistende als Alfons Müller benannt werden - und nicht AMWohlfühloase.

2. Korrekter Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

Das klingt sehr banal, kann jedoch in der Praxis ziemlich schwierig werden, vor allem wenn Sie nicht wissen, an wen genau Sie verkaufen. Wenn Sie eine Rechnung an die Maier GmbH stellen, dann muss dies auch auf der Rechnung zum Ausdruck kommen - und nicht Berta Maier oder Meyer GmbH. Bitte denken Sie hier auch bei Bewirtungsrechnungen, Baumarktrechnungen oder Tankrechnungen über 150.- €, die Sie erhalten haben, daran, dass der Rechnungsaussteller den Namen und die Anschrift von Ihnen vermerken muss.

3. Datum der Rechnung

4. Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag

Beispiel:	Ware netto	200,-- €
		38,-- €
	Bruttobetrag	238,-- €

Laienhaft wird heute noch öfter von Mehrwertsteuer gesprochen. Dieser Begriff ist zwar steuertechnisch veraltet, findet sich jedoch im alltäglichen Sprachgebrauch häufig wieder und meint dasselbe wie Umsatzsteuer. Falsch sind Formulierungen wie: Im Bruttobetrag von 238,-- € sind 19 % Umsatzsteuer enthalten. Hier fehlen die Merkmale Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag. Im Falle einer Steuerbefreiung muss darauf hingewiesen werden, dass für diese Lieferung oder für diese Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

5. Steuernummer - USt-ID-Nummer

Auf Ihren Rechnungen muss Ihre Steuernummer bzw. Ihre USt-ID-Nummer stehen. Ich empfehle die USt-Identifikationsnummer; sie ist im Zusammenhang mit dem Steuergeheimnis sicherer und die IDNummer lässt keinerlei Rückschlüsse zu.

6. Laufende Nummerierungen

Nummerieren Sie Ihre Rechnungen durch. Nach welchem System Sie das tun, ob Sie bei 1 oder bei 1000 beginnen, ist ohne Bedeutung. Es muss nur einheitlich und nachvollziehbar sein. Ein fremder Dritter, in der Regel der Betriebsprüfer, muss feststellen können, dass die Nummerierung lückenlos ist.

7. Leistungszeitpunkt

Hier genügt die Angabe des Monats, in dem geliefert wird. Typisch ist hier der Satz: "sofern nichts anderes ausgewiesen, ist der Leistungszeitpunkt identisch mit dem Monat des Rechnungsdatums.” So komisch das klingen mag, dieser Satz ist auch auf Barrechnungen über 150,- € erforderlich, auch wenn aus dem Datum der Rechnung bei Barzahlungen dies ja schon hervorgeht.

8. Menge und Art der gelieferten Gegenstände

Diese müssen exakt bezeichnet werden. Beispielsweise genügt Speisen und Getränke nicht. Die präzise Bezeichnung hieße beispielsweise 5 Schnitzel, 1 O-Saft und 1 Wasser.

9. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Alle Bauleister (Fälle des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) müssen einen Hinweis auf die 2- jährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung für Privatpersonen geben.

10. Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen bis 150,- € (einschließlich Umsatzsteuer) müssen nur folgende Mindestangaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Betrag in einer Summe ohne Aufteilung
• den anzuwendenden Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

11. Zusammenfassung

Bereits im Vorfeld ist es wichtig, sich Gedanken über eine formell richtige Gestaltung der Rechnung zu machen. Besonderheiten sind noch weiter, insbesondere bei Abschlagrechnungen und bei Vereinbarungen von Rabatten, im Vorfeld zu beachten. Wichtig erscheint mir auch noch darauf hinzuweisen, dass Online- Rechnungen nur mit digitaler Signatur als ordnungsgemäße Rechnungen anzusehen sind.

Martina Zimmermann-Brase