Zeitsparen durch gute Organisation

Stellen Sie sich vor, Ihr erster "großer" Kunde ruft an und will noch etwas zum bestehenden Angebot wissen. Und Sie finden die Unterlagen nicht!

1. Ordnung kann man auch so zusammenfassen: Alles hat seinen Platz!

Ein von Beginn an gut strukturiertes Büro erleichtert das Tagesgeschäft ungemein und gibt Ihnen die Möglichkeit, die gewonnene Zeit für Ihre Kernkompetenz zu nutzen.

2. Überlegung am Anfang: Wie organisiere ich mich sinnvoll?

Überlegen Sie sich zu Beginn: Welche Bereiche umfasst mein zukünftiger Betrieb? Von Kunden, Marketing über Buchhaltung und Kommunikationsmedien bis hin zum Personal findet sich fast jeder wieder; die Unterscheidungen fangen an, wenn die "Spezialität" des Produkts zum Tragen kommt: ein Produktionsbetrieb deckt andere Bereiche ab als ein Softwareunternehmen oder eine Buchhandlung. Außerdem sollten Sie bei der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes beachten:

• was will ich in unmittelbarer Nähe, weil ich oft zugreife?
• was benötige ich im Büro?
• wie viel Platz muss ich vorsehen für ein "Archiv"?

Und last but not least: organisieren Sie die Ordner und Ihre Bezeichnungen auf dem Rechner genauso wie Sie Ihre Papierunterlagen organisiert haben.

3. Ein sinnvolles System beantwortet viele Fragen

Für alle Unterlagen gilt: Je eindeutiger sie abgelegt sind, desto schneller ist der Zugriff. Hier ist Zeit Geld.

Daher erstellen Sie zunächst eine ausführliche Liste mit allen Ordnerbezeichnungen, die Sie schon haben. Dann überlegen Sie, wie sinnvoll das System ist, ob Sie es ausweiten oder vereinfachen können. Vielleicht fallen Ihnen für ein Dokument mehrere Ordner ein? Dann müssen Sie sich überlegen, wie Sie die Ordnung so ändern, dass alles eindeutig zugeordnet werden kann.

4. Aufbewahren, aber wo?

Überlegen Sie dann, wie Sie die Unterlagen aufbewahren möchten: in Ordnern, Hängeregistraturen und / oder Loseblatt- Einstellmappen? Lassen Sie sich bei diesen Überlegungen von zwei Gesichtspunkten nicht leiten: ‚das habe ich schon immer benutzt' und ‚die Möbel habe ich und die sind dafür am besten geeignet'. Ausschlaggebend für Ihre Entscheidung sollte die Eignung des Ordnungsmittels sein. Sie sparen bereits kurzfristig Zeit und Kosten.

Wann eignen sich Ordner, wann Hängemappen, wann Loseblatt-Einstellmappen? Ordner eignen sich gut für eine chronologische kontinuierliche Sammlung von Vorgängen, z. B. in der Buchhaltung. Ihr Nachteil ist ihr Gewicht und ihre Sperrigkeit.

Hängemappen machen eine differenzierte Ablage möglich, man kann sie durch Reiter sichtbar machen und ermöglicht dadurch einen schnelleren Zugriff auf die Unterlagen. Diese Vorteile der Hängemappen werden durch die Einstellmappen noch übertroffen: man hat sie sehr schnell angelegt und differenziert deshalb mehr. Man sucht nicht mehr, sondern hat mit einem Griff die benötigte Unterlage. Außerdem sind sie ausgesprochen platzsparend. In allen Systemen können Sie mit Farben arbeiten; bei den Einstellmappen ist es ein "Muss".

5. Aufbewahren: Immer senkrecht, nicht waagerecht!

Haben Sie vielleicht noch (oder schon) Ablagekörbe? Verbannen Sie sie. Maximal 4 Stück haben auf Ihrem Schreibtisch Berechtigung:

• Tages - Eingang
• Tages - Ausgang
• heute zu tun
• wartet (auf Info oder Entscheidung von anderen)

Ansonsten entwickeln sich Ablagekörbe gerne zu Papier-Gräbern.

6. Belohnung

Auch wenn Ordnung halten ein andauernder Prozess ist und besonders am Anfang Disziplin erfordert: Sie werden sie besonders dann zu schätzen wissen, wenn Ihr Geschäft zu blühen beginnt und Sie trotz hoher zeitlicher Belastung auf Ihre wichtigen Unterlagen schnell und problemlos zugreifen können.

Swaantje Cramer